Aujourd’hui, une bonne gestion de la continuité de l’activité ne consiste pas simplement à prendre des mesures pour faire face aux pressions externes. Il s’agit de reconnaître la valeur positive de la bonne pratique de continuité des opérations forgée au sein même de l’organisation. Cette valeur peut être une :
- Réaction prévisible et efficace en cas de crise
- Protection des personnes
- Maintien des activités vitales de l’organisation
- Meilleure compréhension de l’organisation
- Réduction de coûts
- Respect de la communauté et des parties prenantes
- Protection de la réputation et de la marque de commerce
- Confiance des clients
- Avantage concurrentiel
- Conformité légale
- Conformité réglementaire
- Conformité contractuelle
L’adoption d’un processus de Management de la Continuité de l’Activité efficace au sein d’une organisation présentera des avantages dans un certain nombre de domaines, dont, par exemple :
- Protection de la valeur actionnariale
- Réduction de l’exposition à des risques spécifiques à travers une identification méthodique du risque Compréhension améliorée du métier obtenue durant l’analyse de risque
- Résilience opérationnelle résultant de la réduction du risque
- Réduction du temps d’arrêt lorsque des processus alternatifs et des contournements sont identifiés Problèmes de conformité identifies et gérés pour les processus alternatifs
- Enregistrements vitaux qui peuvent être maintenus et protégés
- Les implications en matière de législation « Santé & Sécurité » et les devoirs de bonne diligence qui peuvent être correctement considérés
- Efficacité opérationnelle améliorée à travers un programme imposé de réingénierie des processus métiers
- Meilleure résilience organisationnelle par la désignation de personnel alternatif pour supporter les processus clés et par la définition et la documentation des processus de restauration
- Protection des actifs physiques et informationnels du métier
- Préservation des marchés par l’assurance de la continuité de l’approvisionnement
- Amélioration globale de la sécurité
- Prévention d’actions en responsabilité
Le plan de continuité d’activité, présente une démarche stratégique pour faire face aux effets d’une crise quelconque sur l’activité d’une entreprise. De ce fait, le cabinet EMERAUDE CONSEIL ET INGENIERIE. A élaboré un guide pour définir un plan de continuité d’activité. Ce dernier permettra de déployer des mesures sur le terrain. Il est élaboré sur la base des principes de la norme ISO 22301, qui est compatible à plusieurs standards internationaux des USA, Japon, Canada, qui ont tracé la route vers la sortie de la crise pour plusieurs institutions publiques et privées ; et ce depuis des années.
Aujourd’hui, on est confronté à une grande épidémie mondiale, qui s’est propagée dans plusieurs pays, et qui a causé un gel de l’activité économique et la contamination de plus d’un million de personnes et le décès de plusieurs dizaines dans le monde entier. Cette pandémie est « COVID-19 ».
En raison du caractère contagieux de la maladie du COVID-19, et des modes de transmission du virus d’une personne à l’autre, par le biais des surfaces touchées par un cas porteur du virus. Le risque de contamination et de la propagation de la maladie est très élevé ; surtout à cause du non développement d’un remède ou vaccin et la difficulté d’application et du respect des gestes barrières. S’ajoute à ça l’aspect de la saisonnalité de cette grippe, qui pourra apparaitre après la saison chaude à savoir l’automne et l’hier de 2020 et 2021.
L’entreprise doit être très consciente de cette situation critique, qui pourra affecter lourdement son activité et surtout ses processus de production, chose qui impactera les intérêts des actionnaires, les postes et la santé et sécurité de ses salariés et même les intérêts économiques et sociaux de ses partenaires.
Et c’est dans ce cadre de la responsabilité sociale, qu’il faut décider de mettre en place un système de management de la continuité de nos activités « SMCA », afin d’aligner l’actuelle stratégie aux nouvelles réalités du marché, dues à la nouvelle pandémie, et aussi pour assurer l’offre des produits et services, dans les meilleures conditions sanitaires, au profit de des salariés et des différents partenaires.
Ce guide a été élaboré par l’équipe du cabinet EMERAUDE CONSEIL ET INGENIERIE, pour qu’il soit une feuille de route, que les PME et les TPE puissent suivre, pour mettre en œuvre un plan de continuité d’activité, pour gérer le travail pendant cette pandémie de COVID-19.
Le guide est élaboré sur la base de quelques principes de la norme ISO 22301. Il ne lui est pas conforme à 100%. On a essayé de simplifier les notions et les étapes de réalisation, pour permettre aux entreprises, qui n’ont pas un système de management de la qualité selon la norme ISO 9001; de le mettre en œuvre facilement.
Dans le guide, on a donné des exemples et des modèles de plusieurs supports et documents nécessaires à l’élaboration d’un plan de continuité d’activité. L’entreprise pourra les utiliser et les faire adapter à ses besoins et à son activité. De même pour les affiches, qu’elle pourra les changer suivant sa charte graphique.
Ce guide offre des modèles de :
- Modèle d’analyse SWOT de la période pandémique
- Politique et engagement de continuité
- Plan de continuité « A communiqué à ses partenaires »
- Modèle d’identification des risques et opportunités
- Des plans d’actions, qui respectent le principe de la planification « Objectif, action, Ressources, délai, livrables, évaluation de l’efficacité »
- Modèle d’un plan de communication
- Des informations sur le virus
- Des consignes sanitaires
- Des directives
- Modèle du document unique simplifié
- Des documents de l’évaluation des risques de contamination
- Des documents pour la gestion de la formation et la sensibilisation
- Des documents pour la gestion des audits
